68985570_2583441608375423_35385622831709

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN



Thiếu cẩn thận trong quản lý đầu việc không ít lần đẩy bạn vào trạng thái “khủng hoảng deadline". Tốn nhiều thời gian để tìm lại tệp tài liệu “đã tải xuống nhưng không biết được lưu ở đâu". Hay thậm chí còn hoảng hốt khi bỏ lỡ một cuộc hẹn quan trọng vì “não cá vàng". Đây là những tình huống mà chúng ta thường gặp hàng ngày khi không có công cụ lưu trữ thông tin mà chỉ “ghi” chúng vào não bộ. Tất cả sự phiền toái này có thể được khắc phục bằng việc xây dựng một hệ thống quản lý và sắp xếp thông tin - điều nghe rất dễ dàng nhưng nhiều người lại không biết bắt đầu từ đâu. Hiểu được điều này, AC sẽ giúp bạn trong việc tạo ra hệ thống của riêng mình theo các bước đơn giản nhất.


NÃO BẠN KHÔNG THỂ GHI NHỚ HẾT


Trí nhớ của con người gồm hai phần ngắn hạn và dài hạn. Thông tin sẽ được lưu trữ ở phần thứ nhất trước khi qua xử lý để trở thành “tài sản” lưu trong trí nhớ dài hạn. Hệ thống này có vẻ rất hoàn hảo nhưng đáng tiếc thay, bộ não của chúng ta không thể hoạt động như một chiếc máy tính, nó có xu hướng tự quên đi những thông tin không được sử dụng thường xuyên. Vì vậy, chúng ta cần phải giảm tải cho não bộ bằng việc xây dựng một hệ thống lưu trữ những thông tin rời rạc và để dành phần năng lượng đó cho hoạt động sáng tạo khác. Quan trọng hơn, nhờ hệ thống này mà bạn có thể biết chính xác nơi lấy thông tin khi cần.


HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN



“Hệ thống quản lý thông tin” là cụm từ chỉ một hệ thống nơi bạn có thể lưu trữ tất cả những thông tin, nó có thể là những công việc phải làm, sự kiện cần chú ý, ý tưởng , hay những thứ tương tự. Và cấu tạo đơn giản nhất của hệ thống này sẽ bao gồm:

1. Một bảng quản lý công việc cần làm (a task manager)


Bảng quản lý công việc - đúng như tên gọi, sẽ là nơi bạn ghi lại tất cả những công việc phải làm. Bạn có thể dùng phương pháp ghi vào sổ tay hay dùng các ứng dụng như Todoist, Microsoft To-Do, Trello,... Nhưng hãy đảm bảo chọn phương án mà bạn có thể ghi các thông tin mình cần một cách nhanh gọn (tên công việc và thời gian phải hoàn thành nó) và dễ dàng để không tốn nhiều thời gian.


2. Lịch (a calendar)


Ngoài công việc, bạn còn phải ghi nhớ rất nhiều sự kiện liên quan tới cuộc sống của bản thân. Một cuốn lịch sẽ giúp bạn làm điều đó. Ngày nộp bài luận, buổi họp cho dự án, cuộc hẹn với bạn bè,... đây là những sự kiện rất quan trọng nhưng đôi khi hạn chót khá dài của chúng sẽ làm ta quên mất. Các ứng dụng như Google Calendar hay Apple’s Calendar không chỉ giúp bạn đánh dấu sự kiện mà còn có khả năng tự điều chỉnh giao diện để phù hợp với sở thích cá nhân.


3. Một bảng quản lý các ghi chú (a note-taking system)


Việc này khá là đơn giản nếu bạn là một người thích ghi chú vào sổ tay, hãy sử dụng các cuốn sổ tay khác nhau cho những công việc, môn học khác nhau. Nếu bạn là một người ưa thích việc gõ các ghi chú vào máy tính hay điện thoại thì hãy dùng các ứng dụng như OneNote hay Evernote.


4. Một nơi lưu trữ thực (a physical storage)


Không phải tất cả những thông tin bạn nhận được đều ở dưới dạng kỹ thuật số, sẽ có những tài liệu “cứng” được trao cho bạn. Chúng ta thường trữ tài liệu ở những nơi bất kỳ trong góc làm việc của mình, nhưng bạn nên có một nơi lưu trữ cố định để tránh gặp khó khăn khi cần dùng đến những tài liệu này. Nơi lưu trữ này phải có các đặc điểm: đủ rộng rãi để chứa toàn bộ tài liệu của bạn trong tương lai gần, có thể bảo quản tài liệu trước các tác nhân bên ngoài (nước mưa, chuột, thú cưng,..) và có khả năng tiếp cận dễ dàng.


TỐI ƯU HÓA HỆ THỐNG CỦA BẠN