Thiếu cẩn thận trong quản lý đầu việc không ít lần đẩy bạn vào trạng thái “khủng hoảng deadline". Tốn nhiều thời gian để tìm lại tệp tài liệu “đã tải xuống nhưng không biết được lưu ở đâu". Hay thậm chí còn hoảng hốt khi bỏ lỡ một cuộc hẹn quan trọng vì “não cá vàng". Đây là những tình huống mà chúng ta thường gặp hàng ngày khi không có công cụ lưu trữ thông tin mà chỉ “ghi” chúng vào não bộ. Tất cả sự phiền toái này có thể được khắc phục bằng việc xây dựng một hệ thống quản lý và sắp xếp thông tin - điều nghe rất dễ dàng nhưng nhiều người lại không biết bắt đầu từ đâu. Hiểu được điều này, AC sẽ giúp bạn trong việc tạo ra hệ thống của riêng mình theo các bước đơn giản nhất.
NÃO BẠN KHÔNG THỂ GHI NHỚ HẾT
Trí nhớ của con người gồm hai phần ngắn hạn và dài hạn. Thông tin sẽ được lưu trữ ở phần thứ nhất trước khi qua xử lý để trở thành “tài sản” lưu trong trí nhớ dài hạn. Hệ thống này có vẻ rất hoàn hảo nhưng đáng tiếc thay, bộ não của chúng ta không thể hoạt động như một chiếc máy tính, nó có xu hướng tự quên đi những thông tin không được sử dụng thường xuyên. Vì vậy, chúng ta cần phải giảm tải cho não bộ bằng việc xây dựng một hệ thống lưu trữ những thông tin rời rạc và để dành phần năng lượng đó cho hoạt động sáng tạo khác. Quan trọng hơn, nhờ hệ thống này mà bạn có thể biết chính xác nơi lấy thông tin khi cần.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN
“Hệ thống quản lý thông tin” là cụm từ chỉ một hệ thống nơi bạn có thể lưu trữ tất cả những thông tin, nó có thể là những công việc phải làm, sự kiện cần chú ý, ý tưởng , hay những thứ tương tự. Và cấu tạo đơn giản nhất của hệ thống này sẽ bao gồm:
1. Một bảng quản lý công việc cần làm (a task manager)
Bảng quản lý công việc - đúng như tên gọi, sẽ là nơi bạn ghi lại tất cả những công việc phải làm. Bạn có thể dùng phương pháp ghi vào sổ tay hay dùng các ứng dụng như Todoist, Microsoft To-Do, Trello,... Nhưng hãy đảm bảo chọn phương án mà bạn có thể ghi các thông tin mình cần một cách nhanh gọn (tên công việc và thời gian phải hoàn thành nó) và dễ dàng để không tốn nhiều thời gian.
2. Lịch (a calendar)
Ngoài công việc, bạn còn phải ghi nhớ rất nhiều sự kiện liên quan tới cuộc sống của bản thân. Một cuốn lịch sẽ giúp bạn làm điều đó. Ngày nộp bài luận, buổi họp cho dự án, cuộc hẹn với bạn bè,... đây là những sự kiện rất quan trọng nhưng đôi khi hạn chót khá dài của chúng sẽ làm ta quên mất. Các ứng dụng như Google Calendar hay Apple’s Calendar không chỉ giúp bạn đánh dấu sự kiện mà còn có khả năng tự điều chỉnh giao diện để phù hợp với sở thích cá nhân.
3. Một bảng quản lý các ghi chú (a note-taking system)
Việc này khá là đơn giản nếu bạn là một người thích ghi chú vào sổ tay, hãy sử dụng các cuốn sổ tay khác nhau cho những công việc, môn học khác nhau. Nếu bạn là một người ưa thích việc gõ các ghi chú vào máy tính hay điện thoại thì hãy dùng các ứng dụng như OneNote hay Evernote.
4. Một nơi lưu trữ thực (a physical storage)
Không phải tất cả những thông tin bạn nhận được đều ở dưới dạng kỹ thuật số, sẽ có những tài liệu “cứng” được trao cho bạn. Chúng ta thường trữ tài liệu ở những nơi bất kỳ trong góc làm việc của mình, nhưng bạn nên có một nơi lưu trữ cố định để tránh gặp khó khăn khi cần dùng đến những tài liệu này. Nơi lưu trữ này phải có các đặc điểm: đủ rộng rãi để chứa toàn bộ tài liệu của bạn trong tương lai gần, có thể bảo quản tài liệu trước các tác nhân bên ngoài (nước mưa, chuột, thú cưng,..) và có khả năng tiếp cận dễ dàng.
TỐI ƯU HÓA HỆ THỐNG CỦA BẠN
Bây giờ thì hệ thống của bạn đã được xây dựng, việc tiếp theo là sử dụng nó một cách hiệu quả. Bạn cần phải đặt ra những quy tắc và tuân thủ nó một cách kỷ luật nếu không hệ thống của bạn sẽ không phát huy hết công dụng của nó. Đây là những gợi ý để bạn đặt ra những nguyên tắc cho riêng mình:
1. Hệ thống nhánh cây
Hãy phân những thông tin cần lưu trữ của bạn theo các nhánh, ví dụ: ở bộ phận đầu tiên sẽ là ‘trường học’, nối sau đó là các môn học của bạn như “Kinh tế vi mô”, “Marketing căn bản”, “Nguyên lý kế toán”,... tiếp theo sẽ là những dạng thông tin cho “lý thuyết”, “thực hành nhóm”,... Việc chia thành những tầng nhỏ sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin mình cần. Đây là một trong những cách quản lý thông tin logic và đơn giản nhất. Bạn có thể dùng phương pháp này cho cả những tài liệu thật và tài liệu được lưu trữ trên máy tính.
2. Sử dụng mật mã bằng màu sắc
Bạn có thể dùng màu sắc để đánh dấu cho các sự kiện trong cuốn lịch của bạn, ví dụ như màu xanh cho lớp học, vàng cho công việc, hồng cho tình yêu. Những ‘mật mã’ này không chỉ giúp bạn dễ dàng nhận biết tính chất của công việc mà còn giúp cuộc sống của bạn có thêm màu sắc.
3. Nhóm những công việc giống nhau vào một cụm
Trong bảng quản lý công việc, hãy nhóm những công việc mang tính chất giống nhau thành một cụm. Việc này sẽ giúp bạn xử lý từng loại công việc, tránh tình trạng bị mất đà làm việc khi liên tục chuyển đổi trạng thái não bộ từ ghi nhớ sang tính toán, sáng tạo và ngược lại.
4. Hãy khiến công việc của bạn tốn ít công sức hơn
Ghi lại thông tin khi bạn đang mệt mỏi hay có công việc gấp sẽ khó hơn nhiều so với tự nghĩ rằng: “Mình nhớ trong đầu rồi”. Vậy nên hãy giúp bản thân bằng việc tìm ra một cách nhanh chóng và thuận tiện để ghi chép lại thông tin. Có hai cách để bạn làm điều này:
Hãy cố gắng ghi lại các thông tin vào đúng vị trí ngay khi bạn nhận được nó. Nếu bạn chọn cách này, hãy sử dụng các hệ thống cho phép bạn ghi chú mà không cần điền quá nhiều chi tiết vì bạn chỉ cần ghi lại những gì quan trọng nhất của thông tin.
Sử dụng một “ghi chú ngày”. Đây sẽ là nơi bạn lưu trữ tất cả những thông tin nhận được trong ngày. Bạn sẽ có khả năng tiếp cận nó một cách dễ dàng khi luôn mang theo bên người. Khi có thời gian rảnh, hãy chuyển thông tin từ ghi chú tạm thời đó về đúng vị trí của nó nhé.
TÌM RA HỆ THỐNG PHÙ HỢP NHẤT
Không có điều gì là tốt nhất, chỉ có điều phù hợp nhất. Lý thuyết này có thể áp dụng với gần như tất cả mọi thứ và “hệ thống lưu trữ thông tin” không là ngoại lệ. Bạn hãy dành một khoảng thời gian rảnh mỗi tuần để đánh giá lại hệ thống của mình. Nếu bạn thấy những điểm nào đang khiến thông tin của bạn chưa được lưu trữ một cách tối ưu, hãy thay đổi nó. Cứ tiếp tục trải nghiệm cho tới khi bạn có một hệ thống vận hành hoàn hảo để vấn đề quản lý thông tin không còn làm phiền bạn nữa.
Áp dụng kĩ năng này vào cuộc sống để trở nên hiệu suất và vui vẻ hơn trong công việc bạn nhé!
Comments